Работа Почта банка направлена в первую очередь на обслуживание физических лиц, но несмотря на это в перечне услуг можно найти немало предложений для предпринимателей и бизнесменов.
Все предлагаемые им банковские продукты отличаются удобством использования и выгодными тарифными планами.
Особого упоминания заслуживает возможность оформления корпоративных карт. Одно из главных преимуществ этого продукта – его универсальность в применении.
Корпоративная карта Почта банка дает возможность своим владельцам совершать стандартную безналичную оплату и контролировать расходы, а также быстро выводить наличные.
Владельцу следует разделять свои личные деньги и финансы компании. Расходы и доходы, связанные с ведением бизнеса, нужно совершать с помощью специального бизнес-счета и привязанных к нему карт.
Свои личные траты и приходы средств следует проводить только через обычное платежное средство физлица. Смешивать эти финансы запрещено законом. Как именно работают корпоративные счета и в чем их основные преимущества, будет рассказано далее.
Принцип работы корпоративных карт
Для каждой карты банк формирует отдельный счет, с которого в будущем и будут проводиться все финансовые операции. Устанавливать ограничения на вывод средств может либо сам банк, либо владелец.
Один счет не обязательно ограничен одной карточкой – их может быть выпущено несколько, и они всегда именные, так что использовать их может только непосредственно держатель.
Пользоваться платежным средством данного типа можно как любым другим продуктом для физических лиц, то есть им можно оплачивать покупки и снимать наличность при необходимости.
Но совершать банковские операции можно только для нужд организации, а не для личных целей. По этой причине необходимо всегда сохранять выписки, квитанции и чеки, так как они могут пригодиться в дальнейшем при формировании авансовой отчетности.
Преимущества и условия пользования
К основным плюсам корпоративной карты можно отнести:
- внесение наличных осуществляется без комиссий через банкоматы ПБ;
- с целью отслеживания доходов и расходов по карте можно подключить услугу уведомлений по СМС;
- вывод наличных возможен через банкоматы Почта Банка и ВТБ;
- возможно проведение всех основных банковских операций без комиссии, таких как внесение любых доходов с продаж, покупка необходимых товаров и осуществление крупных закупок в интернете, оплата хозяйственных, командировочных и иных расходов, покупка бизнес-услуг;
- управление счетом совершается просто и комфортно через специальное мобильное приложение для устройств на платформах Android или iOS;
- если клиент открывает расчетный счет, то первая корп. карточка выдается совершенно бесплатно;
- с помощью технологии Pay Wave любую оплату можно совершать бесконтактным способом.
И это далеко не все преимущества по карте Почта банка, благодаря которым корпоративные продукты столь популярны.
Какие товары и услуги можно оплачивать?
Основной принцип работы заключается в том, что денежные средства переводятся на карточку со счета организации.
Если карта выдается работнику, то позже ему потребуется предоставить владельцу все подтверждающие бумаги и квитанции по расходам.
За покупки в интернете также следует брать электронные чеки. Если деньги были потрачены не туда, куда нужно, то эту сумму можно возместить из зарплаты сотрудника.
Важно помнить, что банки всегда сообщают об открытии нового корпоративного счета налоговой инспекции, а это значит, что его тоже будут изучать при проверках.
С внесением средств на карту иногда связаны небольшие неудобства: в зависимости от назначения внесенных денег за них иногда может сниматься комиссия в большом размере или идти долгая обработка транзакции.
К основным расходам, которые можно осуществлять с помощью этих карточек, можно отнести:
- крупные закупки необходимых товаров;
- оплата работы поставщиков;
- оплата услуг, необходимых для работы фирмы.
Представительские расходы и оплата командировок:
- счета в кафе или ресторанах;
- билеты;
- проживание в номерах отелей или гостиниц;
- аренда транспортного средства;
- суточные траты;
- работа переводчиков.
Хозяйственно-административные и накладные затраты:
- закупка канцелярских принадлежностей, оборудования для офиса;
- покупки в интернете;
- оплата услуг курьеров и проводимых работ (ремонт, установка или починка техники, уборка офиса и т.д.);
- другие возможные затраты: все, что связано с уборкой, освещением, отоплением и т.д.
Транспортные затраты:
- обслуживание служебных машин;
- траты на бензин.
Важные достоинства продукта:
- Всю полученную выручку можно вносить в любое удобное время.
- Для совершения банковских операций не нужно обращаться в офис банка – можно воспользоваться приложением или банкоматом.
- Нет необходимости в услугах транспортной инкассации.
- Все средства для платежей зачисляются день в день.
Это ключевые условия по корпоративной карте, о которых следует помнить.
Как формируется отчетность?
За все проведенные операции и действия по карте требуется предоставлять подтверждающую документацию в бухгалтерию. Какие именно бумаги могут понадобиться, зависит от типа операции.
Если сотрудник приобретает какие-либо товары или услуги, ему нужно будет представить один из следующих документов: накладную, счет-фактуру, акт об оказанной услуге или чек. Если дается кассовый чек, в нем должны быть перечислены все товары с ценами.
Если нет возможности получить накладную, продавец может просто поставить на чек печать – в этом случае он становится полноценной закрывающей документацией.
Если товар приобретается в интернет, все подтверждающие документы высылаются на электронную почту или их пробивает курьер.
Если у держателя бизнес-карта, то следить за тратами еще проще – все совершенные операции отражаются в финансовой выписке, а на номер владельца поступают уведомления.
Таким образом будет меньше проблем с возможными лишними растратами или возвращением подотчетных средств. Для отчетности можно брать единую форму, но это не является обязательным требованием, поэтому многие компании применяют собственно составленную форму отчетов.
